Naam bedrijf: NedTrain Haarlem;
700 FTE.
Projectenbedrijf: Modernisering en revisie van treinen voor NS. Projecten van >200 miljoen per treinserie. Website: www.nedtrain.nl
Opdracht: Projectmanager implementatie Business Intelligence Apr 2012- Dec 2012
Situatie:
- Afdelingsmanagers krijgen één keer per maand informatie over kosten en urenbestedingen;
- Projectmanagers krijgen een keer per week informatie over urenbestedingen;
- Afdelingscontrollers zijn te veel tijd kwijt met rapportages maken over kosten;
- Projectcontrollers zijn veel tijd kwijt met rapportages maken.
Taken/verantwoordelijkheden:
- Inventariseren informatiebehoeften per manager;
- KPI’s afspreken;
- Projectvoorgang bewaken en deliverables (WBS) managen;
- Zorgen voor oplevering rapportages aan managers.
Actie:
- Besprekingen/vergadering belegd met directie, afdelingsmanagers en projectmanagers;
- Informatiebehoeftes en KPI’s gedefinieerd en vastgelegd;
- Knelpunten binnen organisatie en IT-systemen besproken en opgelost met IT-mensen;
- Met projectteam resultaten geboekt en enthousiasme gecreëerd;
Belangrijkste resultaten:
- Managers (en directie) krijgen nu per dag de gewenste informatie over urenbestedingen en per week inzicht in de gemaakte kosten;
- Projectcontrollers zijn ontzorgt qua rapportagevoorziening en kunnen hun tijd besteden aan risicomanagement en projectbeheersing;
Pilot NedTrain in Haarlem is geslaagd, wordt nu verder binnen de gehele organisatie van NedTrain uitgerold door het eigen personeel.
Opdracht: Senior Projectcontroller nieuwe Intercity Jan 2012- Jul 2012
Situatie:
- Urenbesteding ver boven ingeschat budget;
- Prognoses werden keer op keer bijgesteld;
- Geen adequate capaciteitsplanning.
Taken/verantwoordelijkheden:
- Opzetten proces van verandering inzake urenbewaking;
- Rapportages verbeteren;
- Verantwoordelijkheden bespreken en vastleggen;
Actie:
- Besprekingen per week vastgesteld met projectmanagers en afdelingsmanagers (individueel);
- Budget uitgepelt naar station, coupétype en activiteit;
- Werkelijke uren op detailniveau geprojecteerd naast budgeturen;
- Knelpunten inzichtelijk gemaakt en een nieuw begrip geïntroduceerd: “de blauwe lijn”;
Belangrijkste resultaten:
- Er is nu een nieuwe werkwijze (proces) om uren en activiteiten te managen;
- Er zijn doorsneden in uren te maken op coupétype, afdeling en verantwoordelijke;
- Urenoverschrijding is fors terug gedrongen.
Opdracht: Manager Verbetering Financiële Projectbeheersing Mei 2011- Apr 2012
Situatie:
- Projecten werden op veel verschillende manieren gerapporteerd;
- Werkwijze projectbeheersing was niet uniform;
- Boekingsgang projecten: veel handmatige boekingen.
Taken/verantwoordelijkheden:
- Managen deliverables projectteam;
- Financiële Projectbeheersing vergroten;
- Boekingsgangen versimpelen;
Actie:
- Deliverables besproken met projectteam;
- Boekingsgangen in kaart brengen;
- Rapportage varianten in beeld gebracht en voor en nadelen;
Belangrijkste resultaten:
- Er is nu een één rapportage format, door directie geaccordeerd;
- Boekingsgangen zijn versimpeld;
- Financiële projectbeheersing is fors toegenomen.
Opdracht: Senior ProjectController Dec 2010- Okt 2011Situatie:
- Senior ProjectController ging vrij plotseling weg, weinig tijd voor overdracht;
- Snel overnemen lopende projecten;
- Forecast at Completion was niet goed/volledig onderbouwd.
Taken/verantwoordelijkheden:
- Verantwoordelijk voor de projectbeheersing van 4 grote projecten;
- Zorg dragen voor rapportages, risicomanagement en adhoc werkzaamheden;
Actie:
- Snel contact zoeken met projectteamleden;
- Rapportages snel eigen maken;
- Risico’s per project onderkennen en managen;
Belangrijkste resultaten:
- Door de forecast at completion snel te onderbouwen voorkwamen we forse overschrijdingen op de uren. Dit leverde uit eindelijk per treinstel ruim 70.000 euro aan besparingen op;
- Jaarrapportages werden tijdig gerealiseerd en maandeinde-proces verder verbeterd.